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PDF in XRechnung umwandeln – so geht es richtig

Eine PDF-Datei lässt sich nicht einfach in ein anderes Format „speichern“. Für eine XRechnung müssen die Rechnungsdaten ausgelesen, geprüft und neu strukturiert werden. Genau das erledigt Billmorph.

Warum ein einfacher Konverter nicht reicht

Ein PDF ist ein Bild der Rechnung. Eine XRechnung besteht dagegen aus einzelnen Datenfeldern: Rechnungsnummer, Datum, Anschriften, jede Position mit Menge, Preis und Steuersatz, die Summen und die Bankverbindung. Die Daten müssen also gelesen und zugeordnet werden, und das Ergebnis muss die Rechenregeln und Pflichtangaben erfüllen. Sonst wird die Rechnung abgelehnt.

So funktioniert es mit Billmorph

  1. Rechnung hochladen: PDF, Scan oder Handyfoto Ihrer bisherigen Rechnung, zum Beispiel aus Word oder Excel exportiert.
  2. Daten prüfen: Billmorph liest die Angaben automatisch aus und markiert, was für eine E-Rechnung fehlt, etwa die USt-IdNr., das Leistungsdatum oder die Leitweg-ID. Sie korrigieren direkt im Formular.
  3. Format wählen: ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten) für Firmenkunden oder XRechnung für Behörden und Kunden, die sie verlangen.
  4. Geprüft herunterladen: Vor dem Download prüft Billmorph die E-Rechnung mit dem offiziellen KoSIT-Prüfer, ZUGFeRD-Dateien zusätzlich auf PDF/A-3. Ist etwas nicht in Ordnung, sehen Sie verständlich, was zu tun ist.

Was eine XRechnung zusätzlich braucht

Gegenüber einer normalen Rechnung verlangt die XRechnung einige Angaben, die oft fehlen:

  • eine Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID,
  • einen Ansprechpartner beim Verkäufer mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse,
  • die elektronischen Adressen von Verkäufer und Käufer (meist die E-Mail-Adresse für Rechnungen),
  • eine Zahlungsanweisung, bei Überweisung mit IBAN.

Billmorph fragt diese Angaben gezielt ab. Ihre Firmendaten speichern Sie einmal im Profil.

Daten und Datenschutz

Zum automatischen Auslesen von PDFs, Scans und Fotos senden wir die Rechnung an unseren KI-Dienstleister Anthropic (USA), auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit EU-Standardvertragsklauseln und ohne Training mit Ihren Daten. Wer das nicht möchte, gibt die Rechnung im Formular ein: Dann bleibt alles auf unserem Server in Deutschland. Entwürfe werden nach 24 Stunden gelöscht.

Häufige Fragen

Was kostet die Umwandlung?

Mit dem kostenlosen Konto erstellen Sie 5 E-Rechnungen pro Monat. Mehr gibt es ab 8,90 € im Monat oder als Paket mit 10 E-Rechnungen für 12,90 €. Die Arvexa OÜ berechnet keine Umsatzsteuer.

Kann ich weiter mit Word oder Excel schreiben?

Ja. Exportieren Sie die Rechnung wie gewohnt als PDF und laden Sie sie bei Billmorph hoch. Eine neue Buchhaltungssoftware brauchen Sie nicht.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Firmenkunden akzeptieren meist ZUGFeRD, weil sie zugleich ein lesbares PDF ist. Behörden verlangen in der Regel die XRechnung. Billmorph erstellt beides.

Funktioniert das auch mit gescannten Rechnungen?

Ja. Billmorph liest auch Scans und Handyfotos aus. Bitte prüfen Sie die ausgelesenen Werte vor dem Erstellen besonders sorgfältig.