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Rechnung an Behörden: XRechnung mit Leitweg-ID

Öffentliche Auftraggeber verlangen Rechnungen als XRechnung. Damit die Rechnung beim richtigen Amt ankommt, braucht sie die Leitweg-ID. Hier erfahren Sie, woher Sie sie bekommen und was sonst noch in die Rechnung gehört.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist die Adresse der Rechnungsempfangsstelle einer Behörde. Sie steht in der XRechnung im Feld Käuferreferenz (Fachbegriff: Buyer reference, BT-10). Über sie wird Ihre Rechnung im Rechnungseingangsportal an die richtige Stelle weitergeleitet.

Sie besteht aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche: einer Grobadressierung (Ziffern), einer optionalen Feinadressierung und einer zweistelligen Prüfziffer.

Woher bekomme ich die Leitweg-ID?

Es gibt kein öffentliches Verzeichnis aller Leitweg-IDs. Sie erhalten die Leitweg-ID vom Auftraggeber, meist in der Bestellung, im Vertrag oder in den Vergabeunterlagen. Fehlt sie, fragen Sie bei der bestellenden Stelle nach. Dort erfahren Sie auch, auf welchem Weg die Rechnung eingereicht wird, zum Beispiel über ein Rechnungseingangsportal oder Peppol.

Fehlt die Käuferreferenz in einer XRechnung, meldet der Prüfer den Fehler BR-DE-15 und die Rechnung wird abgelehnt.

Checkliste: Was die XRechnung an eine Behörde braucht

  • Leitweg-ID als Käuferreferenz
  • Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift sowie Name und Anschrift der Behörde
  • Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer
  • Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse
  • Ihre elektronische Adresse und die der Behörde (meist E-Mail-Adressen für Rechnungen)
  • Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
  • Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz
  • Zahlungsanweisung, bei Überweisung mit IBAN, sowie Fälligkeit oder Zahlungsbedingungen
  • falls vorhanden die Bestellnummer der Behörde

So erstellen Sie die XRechnung mit Billmorph

Laden Sie Ihre bisherige Rechnung hoch oder füllen Sie das Formular aus, tragen Sie die Leitweg-ID als Käuferreferenz ein und wählen Sie das Format XRechnung. Billmorph markiert fehlende Pflichtangaben, prüft die fertige Datei mit dem offiziellen KoSIT-Prüfer und gibt sie erst dann zum Download frei. Sie erhalten die XML-Datei für das Portal und ein lesbares PDF für Ihre Unterlagen.

Häufige Fragen

Wo trage ich die Leitweg-ID ein?

Im Feld Käuferreferenz (BT-10). In Billmorph heißt das Feld „Käuferreferenz / Leitweg-ID“.

Brauchen Firmenkunden auch eine Leitweg-ID?

Nein. Die Leitweg-ID gibt es nur bei öffentlichen Auftraggebern. Bei Firmen tragen Sie als Käuferreferenz zum Beispiel deren Bestell- oder Kundennummer ein, wenn sie eine verlangen.

Kann ich die Leitweg-ID irgendwo nachschlagen?

Ein vollständiges öffentliches Verzeichnis gibt es nicht. Verbindlich ist die Angabe des Auftraggebers. Fragen Sie im Zweifel bei der bestellenden Stelle nach.