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E-Rechnung für Freiberufler und Selbstständige

Ob Designerin, Berater oder Übersetzerin: Ob und ab wann Sie E-Rechnungen schreiben müssen, hängt von Ihren Kunden und Ihrem Umsatz ab. Ein Überblick in fünf Minuten.

Drei Fragen klären fast alles

  1. Sind Sie Kleinunternehmer? Dann dürfen Sie weiter PDF-Rechnungen schreiben, siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer.
  2. Wer sind Ihre Kunden? Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland. Rechnungen an Privatpersonen und an Kunden im Ausland sind nicht betroffen.
  3. Ist Ihre Leistung steuerfrei nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG? Das betrifft zum Beispiel viele Heilberufe. Dann besteht keine E-Rechnungspflicht.

Trifft keine Ausnahme zu, schreiben Sie E-Rechnungen an Firmenkunden spätestens ab 2028, bei über 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon heute.

Typische Stolpersteine bei Freiberuflern

  • Nur Steuernummer, keine USt-IdNr.: Für die E-Rechnung braucht es dann eine weitere Kennung, sonst meldet der Prüfer BR-CO-26. Eine USt-IdNr. beantragen Sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern.
  • Leistungszeitraum: Bei Projekten über mehrere Wochen gehört der Zeitraum in die Rechnung, nicht nur in den Text.
  • Bestellnummer des Kunden: Agenturen und Konzerne verlangen oft eine Referenz. Sie gehört in das Feld Käuferreferenz.

So geht es ohne Buchhaltungssoftware

Schreiben Sie Ihre Rechnungen weiter wie bisher, laden Sie das PDF bei Billmorph hoch und erhalten Sie eine geprüfte ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung. Mit dem kostenlosen Konto sind 5 E-Rechnungen im Monat frei, im Tarif Start 30 E-Rechnungen für 8,90 € im Monat.

Häufige Fragen

Muss ich für Kunden im Ausland E-Rechnungen schreiben?

Nach deutschem Recht nicht. Die Pflicht gilt nur, wenn Sie und Ihr Kunde in Deutschland ansässig sind. Andere Länder können eigene Regeln haben.

Ich habe keine USt-IdNr. Ist das ein Problem?

Für die Rechnung nicht, die Steuernummer genügt. Für eine E-Rechnung braucht es aber zusätzlich eine Kennung wie die USt-IdNr., die Registernummer oder Ihre Lieferantennummer beim Kunden.

Reicht eine Rechnung per PDF noch?

Bis Ende 2026 ja (mit Zustimmung des Kunden), 2027 bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz ebenfalls. Ab 2028 nur noch für Ausnahmen wie Kleinunternehmer oder Privatkunden.