E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt wirklich?

Wer ist Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG ist, wessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet. Diese Grenzen gelten seit 2025.

Ausstellen: PDF und Papier bleiben erlaubt

Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind, dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als PDF. Eine Frist gibt es dafür nicht. Wie bisher braucht der Versand als PDF die Zustimmung des Empfängers.

Auf die Rechnung gehören mindestens: Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer.

Überschreiten Sie die Umsatzgrenzen, gelten die allgemeinen Regeln, und je nach Zeitpunkt auch die E-Rechnungspflicht.

Empfangen: Das müssen auch Kleinunternehmer

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Ihre Lieferanten Ihnen E-Rechnungen schicken, ohne vorher zu fragen. Sie müssen sie annehmen können und im Original aufbewahren, also die XML- oder ZUGFeRD-Datei. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen und Prüfen nutzen Sie E-Rechnung öffnen kostenlos und ohne Anmeldung.

Wenn ein Kunde trotzdem eine E-Rechnung möchte

Große Kunden und Behörden verlangen oft E-Rechnungen. Freiwillig dürfen Sie sie jederzeit ausstellen. In der E-Rechnung werden Ihre Positionen als „steuerfrei“ mit dem Hinweis auf § 19 UStG gekennzeichnet. Wichtig: Haben Sie nur eine Steuernummer, braucht die E-Rechnung zusätzlich eine Kennung wie Ihre Lieferantennummer beim Kunden, sonst meldet der Prüfer BR-CO-26.

Mit dem kostenlosen Konto erstellen Sie bei Billmorph 5 E-Rechnungen im Monat. Für die meisten Kleinunternehmer reicht das.

Häufige Fragen