Startseite › E-Rechnungspflicht
E-Rechnungspflicht: Wer muss was ab wann?
Die E-Rechnung kommt in Deutschland in Stufen. Empfangen müssen Unternehmen sie schon heute, ausstellen spätestens ab 2028. Hier steht, was für Sie gilt, und welche Ausnahmen es gibt.
Der Zeitplan auf einen Blick
| Zeitraum | Empfang | Ausstellung bei Rechnungen an andere Unternehmen im Inland |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen entgegennehmen können. | Papier ist weiter erlaubt, PDF und andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers. |
| 2027 | wie bisher | Nur wer im Vorjahr höchstens 800.000 € Gesamtumsatz hatte, darf noch Papier oder (mit Zustimmung) PDF verwenden. Alle anderen stellen E-Rechnungen aus. EDI-Verfahren sind mit Zustimmung bis Ende 2027 möglich. |
| ab 1.1.2028 | wie bisher | Alle Unternehmen stellen E-Rechnungen aus, soweit keine Ausnahme greift. |
Grundlage sind § 14 und die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).
Wann eine E-Rechnung Pflicht ist
Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmen, wenn Sie und Ihr Kunde in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF, auch per E-Mail, ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Die Ausnahmen
- Rechnungen an Privatpersonen und an Kunden im Ausland: keine E-Rechnungspflicht.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen immer sonstige Rechnungen schreiben (§ 34a UStDV), siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) dürfen ebenfalls sonstige Rechnungen sein.
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Heilbehandlungen, Versicherungs- und Finanzleistungen: Hier besteht schon keine Pflicht zur Rechnung an Unternehmen.
Empfangen müssen E-Rechnungen trotzdem alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen gibt es kostenlose Werkzeuge wie E-Rechnung öffnen.
Was Sie jetzt tun sollten
- Klären Sie, ob Sie 2027 schon betroffen sind (Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €).
- Richten Sie den Empfang ein: eine E-Mail-Adresse für Rechnungen und einen Weg, E-Rechnungen zu lesen und im Original aufzubewahren.
- Testen Sie das Ausstellen frühzeitig, am besten mit einer echten Rechnung. Mit Billmorph wird aus Ihrer bisherigen PDF-Rechnung eine geprüfte E-Rechnung, ohne neue Buchhaltungssoftware.
Billmorph ist ein Werkzeug, keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss ich schon 2025 E-Rechnungen schreiben?
Nein. 2025 und 2026 dürfen Sie noch Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber bereits seit dem 1. Januar 2025.
Was bedeutet die Grenze von 800.000 €?
Wer im Vorjahr einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 € hatte, darf 2027 noch Papier oder mit Zustimmung PDF verwenden. Wer darüber lag, muss 2027 E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung enthält die Daten strukturiert nach EN 16931, als XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei, bei der die Daten in das PDF eingebettet sind.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland.