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XRechnung oder ZUGFeRD? Der Unterschied einfach erklärt
Beide Formate sind gültige E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Der Unterschied: ZUGFeRD ist zugleich ein lesbares PDF, die XRechnung ist eine reine Datendatei.
Der Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Datei | XML-Datei (Syntax UBL oder CII) | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei (CII) |
| Für Menschen lesbar | nur mit einem Programm | ja, wie ein normales PDF |
| Typische Empfänger | Behörden und öffentliche Auftraggeber, Kunden, die sie verlangen | Firmenkunden |
| Gültige E-Rechnung | ja | ja, ab Version 2.0.1, außer Profile MINIMUM und BASIC WL |
| Herausgeber | KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) |
Welches Format sollten Sie wählen?
- An Behörden: XRechnung mit Leitweg-ID, sofern die Behörde nichts anderes vorgibt.
- An Firmenkunden: meist ZUGFeRD. Der Kunde kann das PDF lesen wie bisher, seine Buchhaltung übernimmt die Daten automatisch.
- Wenn der Kunde etwas vorgibt: Dann gilt seine Vorgabe. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Für den Empfang gilt: Sie müssen beide Formate annehmen können. Zum Lesen nutzen Sie XRechnung öffnen und ZUGFeRD öffnen.
ZUGFeRD-Profile kurz erklärt
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen mit unterschiedlich vielen Angaben. Als E-Rechnung zählen die Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Angaben. Billmorph erstellt ZUGFeRD im Profil EN 16931.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD in Deutschland erlaubt?
Ja. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL.
Akzeptieren Behörden ZUGFeRD?
Das legt jede Behörde beziehungsweise jedes Rechnungseingangsportal selbst fest. Verlangt wird in der Regel die XRechnung. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach.
Kann Billmorph beides?
Ja. Sie wählen beim Erstellen ZUGFeRD oder XRechnung. Beide werden vor dem Download mit dem offiziellen KoSIT-Prüfer geprüft.